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Políticas de privacidad

1.1. Objetivo

Responsable del Tratamiento de Datos Este documento tiene como objetivo formalizar las políticas de tratamiento de la información con respecto a los datos personales de todos los beneficiarios, empleados, proveedores aliados y ciudadanos que interactúan con TEMPTUM HUB S.A.S. y los diversos servicios prestados por la empresa como responsable del tratamiento de datos. TEMPTUM HUB S.A.S. lleva a cabo sus actividades como persona jurídica, identificada con el Número de Identificación Tributaria (NIT) 901724493-3, y está domiciliada en Bogotá, Colombia.

Esta política se aplica a todas las bases de datos y los datos personales contenidos en ellas, de los cuales TEMPTUM HUB S.A.S es responsable en el marco de la Ley 1581 de 2012 y demás normativas que la adicionen, modifiquen, complementen o reglamenten. A efectos de esta política, los siguientes términos tienen los siguientes significados, tomados de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
a) Autorización: El consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento dirigida al titular de los datos para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento de datos personales. El aviso de privacidad se utiliza únicamente en casos en que la política de privacidad pueda ponerse a disposición del público.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ciertos datos personales forman parte de los llamados “datos públicos”, incluyendo aquellos incluidos en el Registro Civil. Para cumplir con sus obligaciones legales y contractuales, TEMPTUM HUB S.A.S requiere el tratamiento de numerosos datos personales, incluyendo los de sus empleados, a quienes se les aplica lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y por lo tanto, esta política.
e) Datos Privados: Datos que son únicamente relevantes para su titular.
f) Datos Sensibles: Datos que afectan la privacidad del Titular o cuyo uso indebido podría generar su discriminación, tales como datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos, o que promuevan los intereses de cualquier partido político o garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Los datos personales recolectados, almacenados y de otro modo tratados por TEMPTUM HUB S.A.S son confidenciales y solo se utilizan de acuerdo con las directrices establecidas por la Constitución y la Ley que rige sus actividades, así como conforme a lo dispuesto en los siguientes aspectos del tratamiento de la información personal:
3.1 Esta política se aplica en los casos en que los titulares de datos personales decidan proporcionar sus datos a TEMPTUM HUB S.A.S directamente o a través de proyectos administrativamente gestionados por cualquier medio verbal, escrito, en línea o físico y para aquellos datos recolectados por la entidad a través de cualquier medio lícito, como bases de datos públicas.

 

De igual manera, en las actividades de comunicación, prensa o blogs realizadas por la empresa, pueden recolectarse y almacenarse datos personales de individuos, incluyendo su información de contacto, imágenes, audios o videos. Esta información recibida por TEMPTUM HUB S.A.S es proporcionada directamente por los titulares de los datos y es tratada conforme a esta política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias. El tratamiento se realiza para los fines estipulados en las autorizaciones otorgadas por el titular.

TEMPTUM HUB S.A.S. puede realizar análisis estadísticos, históricos y de encuestas basados en los datos personales tratados. En tales casos, puede proporcionar los resultados a terceros; sin embargo, no divulgará información personal sin el consentimiento de los titulares de los datos. TEMPTUM HUB S.A.S. puede contactar a los titulares de los datos a través de medios electrónicos, telefónicos y otros medios electrónicos, físicos y/o personales para los fines señalados en esta política.

Disponer o divulgar esta información a terceros, distintos a los mencionados de manera general dentro de los fines, a menos que sea necesario para su adecuado cumplimiento. Esto se basa en contratos o acuerdos para la transmisión o transferencia de datos, en casos donde sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o en el extranjero. La entidad puede tratar los datos en sus propios servidores o en aquellos proporcionados por un tercero especializado en el campo, y estos servidores pueden estar ubicados en Colombia o en otros países. En tales casos, se establecerán acuerdos que especifiquen las obligaciones que estos terceros deben observar, además del requisito de cumplir con las políticas de privacidad de la entidad. TEMPTUM HUB S.A.S. puede realizar análisis estadísticos, históricos y de encuestas basados en los datos personales tratados. En tales casos, puede proporcionar los resultados a terceros; sin embargo, no divulgará información personal sin el consentimiento de los titulares de los datos.

TEMPTUM HUB S.A.S, como Responsable del Tratamiento, cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de otras disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y otras leyes que rigen sus actividades:
a) Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar, bajo las condiciones establecidas por ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los casos en que sea necesario.
c) Informar debidamente al Titular sobre el propósito de la recolección de datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en los casos en que sea necesario.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Asegurar que la información proporcionada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de manera oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información proporcionada al Encargado del Tratamiento se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular, cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por TEMPTUM HUB S.A.S, tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TEMPTUM HUB S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a TEMPTUM HUB S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por TEMPTUM HUB S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El Tratamiento de datos personales de menores de edad por parte de TEMPTUM HUB S.A.S solo se llevará a cabo cuando cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto a sus derechos fundamentales.
TEMPTUM HUB S.A.S, actuará en estos casos con la autorización de los representantes legales del menor, previa realización de una valoración que contemple las siguientes condiciones:
a) Que se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto a sus derechos fundamentales.
c) Que se cumpla con los requisitos legales aplicables.
Las acciones de recolección de datos personales de menores de edad por parte de TEMPTUM HUB S.A.S deben ser autorizadas por los padres o representantes legales y se deben recolectar únicamente aquellos datos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de la entidad.

 

2.0. Medios para Otorgar Autorización

La autorización puede documentarse en un documento físico, formato electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, sitio web, buzón de sugerencias, o cualquier otro formato que permita su consulta posterior. También se puede obtener a través de un mecanismo técnico o tecnológico adecuado que permita la expresión u obtención del consentimiento mediante un solo clic, doble clic u otro método que demuestre inequívocamente que, si el titular de los datos no hubiera tomado acción, los datos nunca se habrían capturado y almacenado en la base de datos.

TEMPTUM HUB S.A.S. utiliza los mecanismos actualmente disponibles para implementar las acciones necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos adecuados para conservar la autorización de los titulares de los datos para el tratamiento de sus datos. Para cumplir con esto, se pueden establecer archivos físicos o repositorios electrónicos directamente o a través de terceros contratados para este propósito.

En el curso de la prestación de servicios por parte de TEMPTUM HUB S.A.S., se pueden capturar imágenes fotográficas y grabaciones de audio y video de clientes, así como de interesados y beneficiarios, ya sea por sus proveedores de servicios/operadores, sus contratistas o directamente por TEMPTUM HUB S.A.S. Este material fotográfico y de video es centralizado por TEMPTUM HUB S.A.S y se utiliza para los siguientes fines: (i) documentar el trabajo realizado como parte de sus servicios; (ii) publicarlo en campañas informativas sobre los servicios en varios medios como radio, televisión y/o prensa; (iii) incluirlo como parte de material audiovisual impreso, digital o electrónico, así como en el sitio web de la empresa y redes sociales. Existe un compromiso de revisar cuidadosamente la información que se publicará en cualquier forma para asegurar que no viole la dignidad, privacidad o reputación de ninguna persona que aparezca en dichas comunicaciones. Cada vez que se requiera la autorización para el tratamiento de imágenes, videos y publicaciones de interesados, posibles beneficiarios y beneficiarios de proyectos, deben ser conscientes de que no tienen derecho a recibir compensación o reconocimiento económico o comercial, y debe establecerse que la información solo se utilizará para los fines mencionados en esta sección. La entrega, captura y recepción de esta información por sus titulares, en cualquier forma, no transfiere derechos de propiedad intelectual o derechos morales sobre la misma.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento dirigida al titular de los datos para el Tratamiento de sus datos personales. Este aviso informa al Titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento de datos personales. El aviso de privacidad se utiliza únicamente cuando es posible poner a disposición del público la política de privacidad.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ciertos datos personales forman parte de los llamados “datos públicos,” incluyendo aquellos incluidos en el Registro Civil. Para cumplir con sus obligaciones legales y contractuales, TEMPTUM HUB S.A.S requiere el tratamiento de numerosos datos personales, incluyendo los de sus empleados, a quienes se les aplica lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y por lo tanto, esta política.
e) Datos Privados: Datos que son únicamente relevantes para su titular.
f) Datos Sensibles: Datos que afectan la privacidad del Titular o cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos, o que promuevan los intereses de cualquier partido político o garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Área Responsable: TEMPTUM HUB S.A.S., a través del departamento legal, gestionará todas las solicitudes, consultas, quejas y/o reclamos de los titulares de los datos relacionadas con los derechos establecidos por la ley para conocer, actualizar, rectificar o eliminar sus datos personales. De acuerdo con el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, las consultas se atenderán dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de este plazo, se informará al interesado, indicando las razones del retraso y la fecha en que se atenderá la consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

De acuerdo con el Artículo 15 de la Ley 1581, cuando el Titular de los Datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la ley, podrán presentar una queja ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. La queja se realizará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, identificando al Titular, describiendo los hechos que dan lugar a la queja, proporcionando información de contacto y adjuntando los documentos que se quieran hacer valer.

Si la queja está incompleta, se solicitará al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja. Después de dos (2) meses desde la fecha de la solicitud, si no se ha proporcionado la información solicitada, se considerará que el interesado ha desistido de la queja. En casos en que la parte que recibe la queja no sea competente para resolverla, la remitirá a la parte correspondiente dentro de un máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez se reciba la queja completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “queja en trámite” y el motivo de la misma dentro de un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda debe mantenerse hasta que la queja sea resuelta. El plazo máximo para atender la queja será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender la queja dentro de este plazo, se informará al interesado de las razones del retraso y la fecha en que se atenderá la queja, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Cabe señalar que mientras el Titular de los Datos aparezca como beneficiario de los servicios prestados por TEMPTUM HUB S.A.S o sea necesario conservar la información para cumplir adecuadamente con el objeto social de la empresa, la información se mantendrá y el Titular no tendrá la facultad de solicitar la eliminación de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se realiza una vez finalizada la relación legal o contractual y ya no es necesario que la entidad conserve la información para cumplir con sus obligaciones, la eliminación de los datos significa que no serán accesibles para las operaciones normales de la entidad. Sin embargo, pueden mantenerse en sus archivos para fines estadísticos, históricos, de conocimiento de sus empleados, aliados, operadores, o para responder a solicitudes de autoridades administrativas o judiciales.

En el curso de perseguir su objeto social, la empresa se apoya en terceros que colaboran con el desarrollo de sus actividades y el buen funcionamiento de los proyectos en los que participa. En este sentido, estos terceros han sido instruidos por TEMPTUM HUB S.A.S para garantizar que la recolección de información personal, sea cual sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones necesarias. Sin embargo, en casos de incumplimiento por parte de estos terceros con sus obligaciones, TEMPTUM HUB S.A.S no se hace responsable. En tales casos, TEMPTUM HUB S.A.S actúa como un tercero de buena fe, por lo que sus acciones siempre estarán basadas en la creencia de que estos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para tratar la información de acuerdo con los fines para los cuales se proporciona.

Si la solicitud realizada por el Titular de los Datos o sus causahabientes se refiere a las autorizaciones existentes para el tratamiento de datos recogidos por estos terceros, TEMPTUM HUB S.A.S hará sus mejores esfuerzos para atender la solicitud adecuadamente, y si no puede hacerlo, remitirá la solicitud a los terceros responsables de la recolección de la información. Sin embargo, en tales casos, TEMPTUM HUB S.A.S no será responsable del contenido de las respuestas proporcionadas a las solicitudes.

Los titulares de los datos pueden presentar solicitudes, consultas y/o quejas relacionadas con sus datos personales tratados por TEMPTUM HUB S.A.S a través de los siguientes medios: Correo electrónico: info@temptum.io

Esta política se rige por las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y cualquier otra normativa que pueda modificarlas.

Esta política entra en vigor a partir de septiembre de 2023. Los datos personales tratados por TEMPTUM HUB S.A.S permanecerán en la base de datos de la entidad hasta que se cumplan los fines para los cuales fueron recolectados. TEMPTUM HUB S.A.S se reserva el derecho de revisar y/o modificar esta Política de Tratamiento de la Información en cualquier momento. TEMPTUM HUB S.A.S publicará cualquier cambio a esta política en su sitio web. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta política, se notificará a las personas afectadas y se indicará la fecha de entrada en vigor de la nueva política.